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Wie bereitet man ein Lager auf steigende Bestellzahlen vor Black Friday und dem Weihnachtsgeschäft vor?
Black Friday und die Vorweihnachtszeit gehören für viele Lager zu den anspruchsvollsten Wochen des Jahres. Eine steigende Zahl von Bestellungen, weniger Zeit für deren Bearbeitung und eine höhere Belastung der Mitarbeiter führen dazu, dass selbst kleine Unzulänglichkeiten in den Prozessen die termingerechte Abwicklung der Sendungen beeinträchtigen können.
Anfang November bleibt nur noch wenig Zeit für größere organisatorische Veränderungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es zu spät ist, die Effizienz im Lager zu verbessern. Einige Optimierungen lassen sich nahezu sofort und ohne zusätzliche Investitionen umsetzen. Auch für den Kauf neuer Packtische für Pakete vor dem Höhepunkt des Weihnachtsversands bleibt noch Zeit. Standardkonfigurationen von effepack realisieren wir innerhalb von 14 Werktagen nach Zahlungseingang. Unternehmen, die kurzfristig eine Entscheidung treffen können, haben daher weiterhin die Möglichkeit, die Anzahl der Packplätze zu erhöhen oder deren Ausstattung vor dem Anstieg der Bestellungen im Dezember zu verbessern.
Gleichzeitig nimmt der Einkaufsprozess in größeren Organisationen häufig mehr Zeit in Anspruch. Deshalb lohnt es sich, bereits jetzt einfache Verbesserungen umzusetzen und parallel die Vorbereitungen für eine umfassendere Modernisierung zu beginnen, die nach Ende der Saison durchgeführt werden kann. Schauen wir uns also an, was noch vor dem Höhepunkt des Bestellaufkommens getan werden kann und welche Maßnahmen besser für den Beginn des kommenden Jahres eingeplant werden sollten.
Prüfen Sie, wo das Lager am meisten Zeit verliert
Der erste Schritt sollte darin bestehen, festzustellen, welche Phase der Auftragsabwicklung den Durchsatz des Lagers tatsächlich begrenzt. Eine Erhöhung der Anzahl der Mitarbeiter in der Kommissionierung garantiert noch keine schnellere Versandabwicklung, wenn der Verpackungsbereich nicht in der Lage ist, einen größeren Produktstrom zu bewältigen.
Deshalb lohnt es sich, zu prüfen, wie viele Bestellungen innerhalb einer Stunde zum Verpacken gelangen, wie viele Pakete die Packplätze verlassen und an welcher Stelle sich Warteschlangen bilden. Dafür sind keine komplexen Analysesysteme erforderlich. Bereits eine mehrtägige Beobachtung der Arbeit während der intensivsten Stunden kann zeigen, wo die größten Verzögerungen entstehen.
Was können Sie bereits jetzt tun? Messen Sie die Anzahl der Bestellungen, die an den einzelnen Prozessschritten warten. Prüfen Sie, ob die Einschränkung bei der Kommissionierung, beim Verpacken oder bei der Übergabe der Sendungen an den Versand liegt. So lässt sich leichter feststellen, wo zusätzliche Ressourcen eingesetzt werden sollten.
Organisieren Sie die bestehenden Packplätze so gut wie möglich
In Zeiten mit besonders hohem Bestellaufkommen wird jede unnötige Tätigkeit Hunderte oder Tausende Male wiederholt. Ein Mitarbeiter, der Kartons holen, nach Klebeband suchen oder nach weiter entfernt liegendem Füllmaterial greifen muss, verliert Zeit, die er für die Vorbereitung des nächsten Pakets nutzen könnte.
Deshalb lohnt es sich, vor der Saison eine einfache Überprüfung der bestehenden Packplätze durchzuführen:
- Entfernen Sie Materialien und Gegenstände, die bei den am häufigsten bearbeiteten Bestellungen nicht benötigt werden.
- Platzieren Sie die am häufigsten verwendeten Kartons, Klebebänder und Füllmaterialien in Reichweite des Bedieners.
- Vereinheitlichen Sie die Anordnung der grundlegenden Materialien an vergleichbaren Packplätzen.
- Trennen Sie den Bereich für Bestellungen, die auf das Verpacken warten, vom Bereich für fertige Sendungen.
- Bestimmen Sie Personen, die für das Nachfüllen der Materialien verantwortlich sind, damit die Bediener ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen.
Solche Maßnahmen können die Arbeitsorganisation schnell verbessern. Dabei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass allein das Aufräumen eines Packplatzes keine dauerhafte Veränderung garantiert.
Wenn Kartons, Folien, Klebebänder und das übrige Zubehör keine festen und entsprechend geplanten Plätze haben, werden sie bei intensiver Arbeit schnell wieder zufällige Flächen belegen. Die Bediener legen Materialien dort ab, wo gerade Platz ist, und die anfängliche Ordnung weicht nach und nach dem vorherigen Chaos.
Deshalb lohnt es sich, eine kurzfristige Reorganisation zugleich als Test für die zukünftige Gestaltung des Packplatzes zu betrachten. Durch die Beobachtung der Arbeitsweise der Bediener lässt sich bestimmen, welche Materialien sich direkt an der Arbeitsfläche befinden sollten, welche Halterungen oder Ablagen benötigt werden und wo sie montiert werden sollten.
Was können Sie bereits jetzt tun? Organisieren Sie einen ausgewählten Packplatz und legen Sie feste Plätze für die am häufigsten verwendeten Materialien fest. Beobachten Sie anschließend, ob diese Anordnung auch bei intensiver Arbeit beibehalten wird. Wenn Materialien regelmäßig wieder an zufälligen Stellen landen, betrachten Sie dies als Signal dafür, einen Packplatz mit speziellen Halterungen, Ablagen und entsprechendem Zubehör zu planen. So wird aus einer kurzfristigen Verbesserung der Organisation der Ausgangspunkt für eine dauerhafte Lösung, bei der die Ordnung nicht ständig wiederhergestellt werden muss.
Bereiten Sie einen Handlungsplan für die Stunden mit der höchsten Auslastung vor
Ein Lager kann die übliche Anzahl an Bestellungen problemlos bewältigen und dennoch Schwierigkeiten bei kurzfristigen Belastungsspitzen haben. Deshalb lohnt es sich, einen Handlungsplan für die intensivsten Arbeitsstunden vorzubereiten.
Wenn ein großer Teil der Sendungen aus kleinen Paketen mit nur einem Produkt besteht, kann vorübergehend ein Packplatz ausschließlich für solche Bestellungen eingerichtet werden. Die übrigen Packplätze können dann Sendungen bearbeiten, die einen komplexeren Verpackungsprozess erfordern.
Ebenso wichtig ist es, festzulegen, wann ein zusätzlicher Mitarbeiter zum Verpacken eingesetzt, ein weiterer Packplatz aktiviert oder die Reihenfolge der bearbeiteten Aufträge geändert werden sollte. Solche Entscheidungen sollten auf zuvor festgelegten Regeln beruhen und nicht erst dann getroffen werden, wenn sich vor dem Versandbereich bereits eine große Warteschlange gebildet hat.
Was können Sie bereits jetzt tun? Legen Sie einfache Signale für eine Überlastung des Prozesses fest und erstellen Sie einen Plan für die Verlagerung von Ressourcen. Prüfen Sie dabei auch, ob eine höhere Verpackungsleistung nicht zu einem neuen Engpass in einer anderen Phase der Auftragsabwicklung führt.
Sie benötigen neue Packtische? Jetzt ist der letzte Zeitpunkt für eine Entscheidung vor der Saison
Nicht alle Probleme lassen sich allein durch Reorganisation lösen. Darüber hinaus stellen in manchen Lagern die aktuelle Anzahl der Packplätze oder deren Ausstattung eine tatsächliche Begrenzung der Leistung dar. Es lässt sich beispielsweise nur schwer etwas verbessern, wenn als Packtisch lediglich eine einfache Arbeitsplatte auf vier Beinen dient.
Damit ist jetzt der letzte Zeitpunkt, den Verpackungsbereich mit neuen Packtischen auszustatten. Standardkonfigurationen realisieren wir innerhalb von 14 Werktagen nach Zahlungseingang. Dank der modularen Konstruktion können wir die Ausstattung an den konkreten Verpackungsprozess anpassen. Dadurch lassen sich alle Kartons, Materialien und Zubehörteile sowie die beim Verpacken verwendete Computertechnik dauerhaft an festen Stellen unterbringen.
Auch wenn der Zeitrahmen für die Einführung neuer Packplätze vor Black Friday bereits sehr knapp ist, besteht weiterhin eine realistische Möglichkeit, das Lager auf den Versandhöhepunkt im Dezember vor Weihnachten vorzubereiten.
Für Unternehmen, die ihre Anforderungen bereits klar definiert haben und eine Bestellung kurzfristig freigeben können, ist dies der letzte Zeitpunkt, eine solche Investition in Betracht zu ziehen. Dabei muss auch die Zeit für den Transport und die Einrichtung der Packplätze nach der Lieferung berücksichtigt werden.
Was aber, wenn der Einkaufsprozess in Ihrer Organisation mehrere Freigabestufen erfordert und eine Investition vor der Saison nicht mehr möglich ist?
Nutzen Sie die Hochsaison, um einen besseren Verpackungsbereich zu planen
In größeren Organisationen erfordert der Kauf neuer Lagerausstattung häufig die Freigabe des Budgets, den Vergleich von Angeboten und die Abstimmung technischer Parameter. Es ist nicht immer möglich, diesen gesamten Prozess wenige Wochen vor Black Friday und Weihnachten zu beschleunigen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Vorbereitungen für eine Modernisierung bis Januar verschoben werden müssen.
Die Zeit mit der höchsten Lagerauslastung ist ein guter Zeitpunkt, um Informationen über die tatsächlichen Einschränkungen des Prozesses zu sammeln. Es lohnt sich, zu beobachten, an welchen Packplätzen Warteschlangen entstehen, wie häufig die Bediener ihre Arbeit unterbrechen und welche Ausstattungselemente das Verpacken erschweren.
Auf Grundlage dieser Daten lässt sich ein Projekt für neue Packplätze vorbereiten, aber auch die Organisation des gesamten Verpackungsbereichs überdenken.
Eine zusätzliche Idee, die dabei berücksichtigt werden sollte, ist die physische Abtrennung dieses Bereichs vom restlichen Lager mithilfe von Industrieschutzgittern von effepack. Ein abgegrenzter Bereich ermöglicht es, die für das Verpacken vorgesehene Fläche klarer zu definieren, das unbeabsichtigte Durchqueren der Arbeitsbereiche durch andere Personen zu reduzieren und die Übergabepunkte für Produkte zwischen den einzelnen Prozessschritten zu ordnen.
Entsprechend geplante Schutzgitter können außerdem dabei helfen, Ein- und Ausgänge sowie Verkehrswege festzulegen und Überschneidungen zwischen den Bewegungswegen der Verpackungsmitarbeiter und anderen Lagerprozessen zu reduzieren.
Dabei geht es jedoch nicht nur darum, eine physische Barriere aufzustellen. Ihre Position sollte sich aus einer Analyse des Warenflusses, der verfügbaren Fläche und der Sicherheitsanforderungen ergeben. Eine schlecht geplante Abtrennung könnte den Personen- und Warenverkehr erschweren und zusätzliche Engpässe verursachen.
Was können Sie bereits jetzt tun? Nutzen Sie die intensive Saison, um die Bewegungswege von Produkten und Mitarbeitern zu beobachten. Erstellen Sie auf dieser Grundlage eine vorläufige Planung des Verpackungsbereichs, bestimmen Sie die Position der Packplätze und planen Sie mögliche Abtrennungen. Die Umsetzung können Sie nach dem Ende der höchsten Auftragsbelastung durchführen.
Eine Pilotlösung, die sich als idealer Mittelweg erweisen kann
Entgegen dem ersten Eindruck ist die für viele Unternehmen bevorstehende Hochsaison ein guter Zeitpunkt, um Veränderungen im Verpackungsbereich einzuführen. Die einfachsten Maßnahmen beginnen mit der Beobachtung des Prozesses und kleinen Anpassungen an der bestehenden Anordnung. Die größten operativen Effekte erzielen Sie dagegen, wenn Sie Packplätze planen, die zu 100 % an Ihre Prozesse angepasst sind. Was empfehlen wir also? Ein solcher Mittelweg kann darin bestehen, bereits jetzt einige neue Packtische für Pakete einzuführen und deren Anordnung während der höchsten Versandbelastung im operativen Betrieb zu testen. Einerseits führen Sie die entscheidende Veränderung nicht an allen Packplätzen gleichzeitig ein. Dadurch vermeiden Sie das Risiko, den Prozess unmittelbar vor der Hochsaison aus dem Gleichgewicht zu bringen. Andererseits sammeln Sie Vergleichsdaten in der für den Verkauf wichtigsten Zeit des Jahres, mit denen Sie der Geschäftsführung anschließend in Ruhe die weiteren Investitionsschritte zur Modernisierung des Verpackungsbereichs begründen können. Wenn Sie also Potenzial für Veränderungen sehen, wenden Sie sich an unsere Berater.
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